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困頓年代中 搞定IT 預算的5個妙方

全球經濟不景氣,IT主管要如何從微薄的公司預算中,努力爭取IT經費?

不要再等待從總理理與董事會傳出的各種耳語,在這個經濟不景氣的困頓年代裡,許多IT預算已經斷頭,這邊介紹您5個爭取IT預算的妙方。莫等待、莫依賴,預算不會從天上掉下來,這好像是一首歌,的確,爭取預算沒有一個一定成功的神奇子彈,但是的確有一些門道可以看,來自於中小企業CIO的共通問題與解決方法,提供給看官們參考。

一、主動出擊,千萬不要等待:
經過上一次經濟的大衰退到發生911攻擊事件。 當你在經濟不景氣之時,如何管理你的職業生涯?Gartner分析師Ken McGee教大家如何度過這經濟不景氣之下的IT預算爭取,他認為CIO應該把能力最強的員工放在成本節約小組中,來檢視整個公司的IT預算,從各個面向找到達成目標最短的路徑和最低的成本,記得要把內部的財務與會計人員納入其中,可以投過不同的思考方式與做法(如團購、購買二手設備)完成降低成本的工作,也許IT人員因此而感到不自在,但這是必然的結果。甚至還要找法律顧問來檢視一些不合理的合約,不要遲疑,把爛合約中止。

二、量入為出,吃泡麵!?
不是真的叫你三餐吃泡麵,讓你回想起大學時代的窮學生的生活,當你了解產品的價值,比起能夠充飢果腹的便宜食物,你就能用這種心情在節約的原則框架之下,省下非常多的經費。Social & Scientific Systems Inc的資深副總兼科技長Charles Kramer,就成功地在不影響商業營運產能下,節省〈或者說是創造〉一筆可觀的成本,該公司有超過350名員工,他首先重新檢視電信與電話合約,以及通話費用,發現許多不合理的電信吃錢方案,其次,開始把網站設計、教育訓練與IT服務〈像是電子郵件〉委外。此外,他還像是清道夫一般環視辦公室內可隱藏的預算消耗,例如回收不用的設備進行拍賣,如辦公用品、電腦與公司手機等。
當然此舉會遭遇許多主管的質疑,甚至只是省下個一兩元,他認為只要能夠減少成本的,都是對的方向,還有公司內總是會有人利用印表機印出非常多的廢紙,他也柔性地道德勸說不要再製造廢紙,Kramer表示,利用印表機統計個人的列印用量加以公佈是個不錯的節省手段。

三、有樣學樣,他山之石,值得借鏡
AMR Research的研究總監Phil Fersht專門研究年營收超過10億美金的中大型企業,他認為節約成本的方法不論是在大型企業或是全球型企業都是值得效法的,可以應用延伸到中型企業的 IT部門。Fersht表示,許多公司很成功地將IT預算與其他部門預算做切割,不只是弄出一個CIO頭銜,還是一種結構性的破壞轉變。IT的地位瞬間提升到與各部門的採購IT設備相關的關鍵角色,當然,你必須有能力去扮演好這個角色,提出商業營運最佳化的科技方案,當你取得平衡之後,IT的預算就從這中間被榨出來,讓業務部門了解你必須做哪些事情才能夠讓IT運轉順暢。
大型企業會更注重採用成本較低的委外策略,Fersht表示,大型企業已經充滿了各種IT委外服務,如應用系統與服務,在競爭激烈的委外市場中,你總是可以找到物美價廉的服務。

四、先瞻思考,先感動你自己
這句話乍看像是沒頭腦的人說出的廣告詞,但是仔細推敲之後,透過更長遠的宏觀思考,可以促進你所想像的企業文化發展,也可以達成成本節約的目的。
Sole Technology的CIO George Bock表示,去年夏天,這家超過500人的企業,只要任何影響消費意願的新聞,都會造成恐慌。但是,從那時候起,Bock開始透過大量採購筆記型電腦取代桌上電腦,買進公司第一台刀鋒伺服器,這看在其他公司眼裡都是太遙遠的事情。但是他卻創造出節省600萬美金的IT預算,在經濟不景氣時,他知道為未來的IT預算更難取得,因此早一步完成節能與IT架構精簡的工作,現在看來,的確是具有前瞻的決策。現在,該公司的業務更加靈活化,而且最重要的是節省下來的電費,在不景氣的年代,足以支付其他第三方服務與其他的IT建設。

五、不要把虛擬化當成你的逃生任意門
過去幾年在虛擬化與企業IT事業上有長足的進展,當這些議題開始席捲中小企業時,都承諾要提供相關的虛擬化功能,也使得IT方案逐漸變得更便宜也更簡單。 Enterprise Strategy Group資深分析師Mary Johnston表示,撇開這個議題不談,企業在決定導入虛擬化是否有真正好好想過,這會有甚麼後續費用支出,根據我們的研究,透過伺服器的虛擬化後面通常還會接著儲存需求、IT自動化管理需求,因為不這麼作,作管理不下去。所以,要先從IT自動化著手,透過自動化減少IT管理的人力支出,再來談虛擬化。在導入新興科技之前,應該好好想想,何者是會讓你邁向成功的。


 

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