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研究指企業未有系統化管理數據

保安、儲存及系統管理方案商Symantec,剛發表 2010 企業資訊管理健康質檢研究報告。當中指出,現今大部分企業並沒緊守本身的資訊管理指引。儘管有多達87% 受訪者確信正式資訊保留計劃的價值,但只有46% 制定好相關計劃。研究並發現,目前有太多企業只顧無限量儲存資訊,卻沒有釐定完善政策,讓用戶定期刪除無關重要的數據,結果使儲存容量需求急劇遞增、備份程序不勝負荷;同時增加了訴訟風險,更使數據發現流程變得昂貴和有欠效率。

「無限量保留資訊,將導致無限量的資源浪費。雖然企業皆明白到一套穩健完善的資訊管理計劃別具價值,但實在有太多企業仍墨守成規,把所有資訊無了期儲存。數據與日俱增是不爭的事實,假如企業把所有資訊都保存,必會耗用大量儲存空間和資訊科技資源,結果需付上無可估計的時間及金錢,去彌補資訊管理和發現流程未臻完善所造成的負面影響。有關代價可能遠高於積極正視問題、進行改革所需的成本。」Symantec香港區董事總經理徐海國表示。

研究結果重點包括:

企業資訊管理目標與實務間存有缺口:大部分企業 (87%) 均相信,一套完善周全的資訊保留策略有助清除不必要的資訊,然而真正制定了正式資訊保留計劃的企業卻不到一半,只得46%。
企業保留過多資訊:有75% 備份系統包含著無限量、無了期的資訊或法定資料備份本。被訪企業指,有25% 經備份的數據對業務營運根本無關痛癢,也毋須存放於備份架構內。
企業誤用資訊備份、復原及編檔程序:有70% 企業利用備份軟件來備存法定資料,亦有25% 把所有備份內容無了期儲存。被訪企業稱,單是來自法定資料的備份內容已多達45%。企業亦指出平均有四成經儲存的法定資料,竟與有關訴訟無關。透過先進的編檔及備份技術雙管齊下,企業可隨時存取所需資訊,又可減省需保留的資訊量。
半數受訪企業不當使用備份及還原軟件進行數據編檔:儘管有51% 受訪企業禁止員工在自己的電腦內建立編檔,但有65% 卻承認員工經常有此行為。
資訊科技及法律部門受訪者對缺乏資訊保留規計問題的觀點各異:有41% 資訊科技管理人員認為未需制定有關計劃,有30% 指公司內未設有相關工作人員,另外29% 指是基於成本考慮。法律部門則認為最大考慮在於成本 (58%),其次是缺乏制定有關計劃的專業知識 (48%),亦有認為公司內未設有相關工作人員 (40%)。
資訊管理失誤後果嚴重深遠:

由於過份保留數據的做法蔚然成風,致使儲存成本不斷激增。檢閱數據較儲存數據的成本高出一千五百倍,反映了正確數據刪除程序和高效搜尋功能對企業機構的重要。
備份時間愈加冗長,還原時間亦相應增長。
由於有大量資訊都存放於難以存取的備份磁碟,導致電子發現程序變得費時失事、有欠效率且成本昂貴。
企業必須重新掌握對資訊的控制。與其苦苦等待一套盡善盡美的計劃,並因而付上沉重代價,不如主動出擊,革新現有模式。Symantec的專家有如下建議向企業提供:

備份並不等於編檔,企業不應利用備份技術進行編檔及處理法定資料。最合適的方法是把備份本保留數星期 (三十至六十天),然後決定應把數據刪除還是自動編檔。
假如只利用備份技術來滿足短期保存及災難復原需要,企業便能以更快速度來備份及還原數據,更可在數月內刪除不必要的舊備份本,毋須白白保留數年之久。只要掌握哪些數據可以刪除、哪些應進行編檔作長期儲存,便可騰出大量寶貴的儲存空間。
在應用系統及備份環境內全面實施重覆數據刪除 (Deduplication) 功能,愈接近資訊源就愈好,因為這樣可釋出更多網絡、伺服器及儲存資源。假如把重覆數據刪除的概念結合於更短期的數據保留策略,企業更可通過數據複製,實現毋需磁碟的災難復原架構,服務水平更上層樓。
企業應開展和自動執行資訊保留政策,決定在何時可以和不可以刪除哪些數據。以政策主導的自動化刪除程序,風險低於人手操作。有46% 已制定了保留策略的受訪企業都考慮即時採取行動執行有關策略。政策若不切實報行,便有可能蒙上訴訟風險。
全功能編檔系統有助提升數據發現的效率,讓企業更快搜尋到所需要資訊,微細程度更勝備份環境。這樣有助減省評估訴訟風險所需的時間及成本、解決內部調查問題,同時可以順應法規遵從需求。
企業更應實施數據流失防範技術,以減低數據受損的風險、迎合法規遵從要求,以及保護客戶、品牌和知識財產。資訊科技管理人員應尋求完善的解決方案,有效發現、監控和保護機密數據,同時體現針對有關數據持有及使用權的洞察力。
Symantec的企業資訊管理健康質檢研究,在今年六月間進行,期間共訪問了二十六個國家中的一千六百八十位高級資訊科技及法律部門行政人員。

【編輯觀點】:將資訊無了期儲存反映欠缺數據管理規劃,引致資源浪費。企業必須重新檢視規劃數據儲存方針的重要,才能有效保護、善用數據的價值。


 

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